Документальное оформление подарков

Содержание

Подарки сотрудникам: оформление, налогообложение, учет

Документальное оформление подарков

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие налоги и взносы и в каком порядке необходимо начислить при вручении подарков сотрудникам.

2. Как учитываются подарки сотрудникам для целей расчета налога на прибыль, при УСН.

3. В каком порядке отражаются подарки сотрудникам в бухгалтерском учете.

Не секрет, что самый распространенный способ выразить свою благодарность или оказать знак внимания другому человеку – подарить ему подарок. Поэтому многие работодатели практикуют «одаривание» своих сотрудников как часть корпоративной культуры.

Благо поводов для вручения презентов достаточно: это и официальные праздничные даты, такие как Новый год, День защитника Отечества (23-е февраля), Международный женский день (8-е марта), и индивидуальные, например, профессиональный праздник или день рождения сотрудника.

Однако, несмотря на всю торжественность момента, вручение подарков работникам с точки зрения бухгалтерского учета – хозяйственная операция, которую нужно правильно оформить, отразить в учете, рассчитать налоги и взносы.

Как все это сделать правильно и на что обратить внимание бухгалтеру, рассмотрим в этой статье.

Что такое подарок

Подарок подарку – рознь. Для того чтобы правильно оформить передачу подарка сотруднику, а затем правильно начислить налоги и взносы с этой операции, необходимо определить, как квалифицируется данный подарок с точки зрения гражданского и трудового законодательства.

1. Подарок, не связанный с трудовой деятельностью сотрудника (к юбилейным и праздничным датам и т.д.).

Согласно Гражданскому кодексу РФ подарком признается вещь (в том числе денежные средства, подарочные сертификаты), которую одна сторона (даритель) передает другой стороне (одаряемому) на безвозмездной основе (п. 1 ст. 572 ГК РФ). В контексте этой статьи дарителем выступает работодатель, а одаряемым сотрудник. Передача подарка осуществляется на основе договора дарения.  

! Обратите внимание: договор дарения должен в обязательном порядке заключаться в письменной форме, если стоимость подарка превышает 3 000 руб., а дарителем выступает юридическое лицо (п. 2 ст.

574 ГК РФ). Однако безопаснее для работодателя заключать письменный договор дарения с сотрудником в любом случае независимо от стоимости подарка, чтобы избежать возможных претензий налоговых органов и фондов.

Скачать Образец договора дарения между работодателем и работником

Если вручение подарков происходит массово, например, всем сотрудницам к 8 Марта, то нет необходимости заключать отдельные договоры с каждым сотрудником. В этом случае целесообразно составить многосторонний договор дарения, в котором каждый из получателей подарков поставит свою подпись (ст. 154 ГК РФ).

2. Подарок как поощрение за труд.

Трудовой кодекс РФ предусматривает право работодателя награждать своих работников ценными подарками в качестве поощрения за труд (ст. 191 ТК РФ). В этом случае стоимость подарка выступает как часть оплаты труда, а передача подарка происходит не на основе договора дарения, а на основе трудового договора с сотрудником.

Подарки, выдаваемые работникам как поощрение за труд, по сути, представляют собой производственные премии. О порядке документального оформления и подтверждения премий сотрудникам Вы можете прочитать в одной из предыдущих статей.

НДФЛ с подарков сотрудникам

Подарок, выданный сотруднику, как в денежной, так и в натуральной форме, признается его доходом и подлежит обложению НДФЛ. Обязанность по начислению и удержанию НДФЛ с доходов сотрудника лежит на работодателе, поскольку он является налоговым агентом.

При этом налогом облагается не вся сумма подарка, а только свыше 4 000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Применяя данное ограничение,  нужно учитывать общую сумму подарков, выданных конкретному сотруднику в денежной и натуральной форме, в течение календарного года.

Пример.

  • В течение 2014 года сотрудница получила первый подарок в марте (к Международному женскому дню). Стоимость первого подарка 2800 руб. Так как стоимость подарка менее 4000 руб., НДФЛ с нее не начисляется. 
  • В сентябре 2014 года сотруднице вручили второй подарок ко дню рождения в сумме 3000 руб. В данном случае необходимо удержать НДФЛ с суммы подарка, превышающей 4000 с начала года, то есть с суммы 1800 руб. (2800 + 3000 – 4000).
  • Очевидно, что все последующие подарки данной сотруднице, выданные в текущем календарном году, например, к Новому году, должны облагаться НДФЛ в полном размере.

НДФЛ со стоимости подарков рассчитывается в общем порядке: по ставке 13%, если сотрудник резидент, по ставке 30%, если сотрудник не является налоговым резидентом РФ. Подробнее о том, кто такие резиденты и нерезиденты, а также об особенностях исчисления НДФЛ с доходов нерезидентом Вы можете прочитать в этой статье.

! Обратите внимание: момент удержания НДФЛ и перечисления в бюджет зависит от того, в какой форме выдан подарок (Письмо ФНС от 22.08.2014 N СА-4-7/16692):

  • если подарок выдан сотруднику в денежной форме, то удержать налог и перечислить его в бюджет необходимо в день выдачи суммы подарка из кассы или перечисления на лицевой счет сотрудника;
  • если подарок выдан в натуральной форме, то удержать и перечислить НДФЛ нужно в ближайший день выплаты денежных средств сотруднику, например, в ближайший день выплаты заработной платы. Если после вручения подарка сотруднику не будет производиться никаких выплат до конца календарного года, то работодатель должен не позднее одного месяца со дня окончания налогового периода (года) письменно сообщить сотруднику, а также налоговому органу по месту учета о невозможности удержания НДФЛ и не удержанной сумме налога. В этом случае на сотрудника заполняется справка 2-НДФЛ, в которой в поле «признак» необходимо указать значение «2», и предоставляется в ИФНС не позднее 31 января следующего года.

Доход, полученный сотрудником в виде подарков, отражается в справке 2-НДФЛ в следующем порядке:

  • сумма каждого подарка (в т. ч. не превышающая 4000 руб.) отражается в справке как доход с кодом 2720;
  • сумма подарка, не подлежащая обложению НДФЛ (т.е. до 4000 руб.), отражается в справке как вычет с кодом 501.

Страховые взносы с сумм подарков сотрудникам

Чтобы определить, начисляются страховые взносы с сумм подарков сотрудникам или не начисляются, нужно четко понимать, к выплатам какого характера относятся эти подарки.

Согласно закону № 212-ФЗ, страховыми взносами облагаются выплаты и иные вознаграждения сотрудникам в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст.

7) и не облагаются выплаты и иные вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является переход права собственности на имущество (к которым относится договор дарения) (ч. 3 ст. 7). Это означает следующее:

  • если подарки выдаются сотрудникам на основании трудовых и коллективных договоров без составления договоров дарения, суммы таких подарков облагаются страховыми взносами;
  • если подарки (в том числе в денежной форме) выдаются сотрудникам на основании письменно заключенных договоров дарения, суммы этих подарков не облагаются страховыми взносами в ПФР, ФФОМС, ФСС, в т.ч. на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Источник: http://buh-aktiv.ru/podarki-sotrudnikam-oformlenie-nalogooblozhenie-uchet/

Бухгалтерский учет подарков: инструкция

Документальное оформление подарков

Когда стоимость подарка от организации превышает 3 000 ₽, составляется договор дарения движимого имущества в письменной форме (ст. 572, 574 ГК РФ). В нем указывается стоимость подарка. Чтобы избежать рисков по страховым взносам, не стоит ссылаться на трудовые отношения.

Если подарки выдаются сразу нескольким сотрудникам, можно заключить многосторонний договор, в котором распишется каждый одаряемый. Чтобы подтвердить факт дарения, дополнительно подготовьте акт приема-передачи или ведомость, в которой распишутся все сотрудники, получившие подарки.

Проверяющие часто приравнивают подарки, по которым не оформлен договор дарения, к премиям и выплатам в рамках трудового договора и доначисляют страховые взносы

Взносы в фонды

На подарки, которые передаются по договору дарения, страховые взносы не начисляются (ч. 3 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Подарки стоимостью менее 3 000 ₽ также можно вручать без заключения письменного договора.

Однако мы все же рекомендуем его оформить, поскольку на практике проверяющие часто приравнивают подарки, по которым не оформлен договор дарения, к премиям и выплатам в рамках трудового договора и доначисляют страховые взносы.

Без письменного договора можно обойтись, если одаряемый не является сотрудником организации. В этом случае страховые взносы не начисляются.

Обязанность по уплате НДС

Входной НДС, указанный в счете-фактуре продавца подарка, организация может принять к вычету на общих основаниях независимо от суммы или одаряемого лица.

Для плательщиков НДС передача подарка признается реализацией и облагается НДС по ставке 18 % (п. 1 ст. 39, абз. 2 пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Счет-фактура составляется в единственном экземпляре и регистрируется в книге продаж организации. Базой для начисления НДС являются затраты на приобретение подарка (без НДС) или, если подарок является продукцией организации, его себестоимость.

Для «упрощенщиков» передача подарка физлицу облагается в соответствии с применяемой системой налогообложения. Обязанности облагать данную операцию НДС и выставлять счет-фактуру не возникает.

Начисление НДФЛ

Подарок — это доход работника, полученный в натуральной форме. Он облагается НДФЛ с того момента, когда общая сумма полученных за налоговый период (год) подарков превышает 4 000 ₽ (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Например, организация за год подарила сотруднику пять подарков, каждый стоимостью 2 000 ₽. НДФЛ начисляется начиная с третьего подарка. Ставка налога — 13 % для одаряемых-резидентов и 30 % — для нерезидентов.

Базой для начисления НДФЛ со стоимости подарка является его рыночная стоимость с НДС (п. 1 ст. 211 НК РФ):

НДФЛ = (стоимость подарков – 4 000 ₽) × ставка НДФЛ

С денежного подарка НДФЛ удерживается при выдаче и в тот же день перечисляется в бюджет, с неденежного — в день ближайшей выплаты зарплаты.

Стоимость подарков — в состав расходов?

Стоимость подарка не признается в составе расходов для налогообложения прибыли, а также для УСН (п. 16 ст. 270, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Тем не менее Минфин РФ в письме от 02.06.

2014 № 03-03-06/2/26291 считает допустимым учитывать в составе расходов по налогу на прибыль затраты на покупку подарка, если основанием для его вручения стали трудовые достижения сотрудника. Эта позиция спорная.

Во-первых, такую сделку нельзя рассматривать как безвозмездную передачу, ведь подарок вручается не просто так, а по результатам работы. А во-вторых, могут быть доначислены страховые вносы.

Отражение в бухучете передачи денежных и неденежных подарков сотрудникам 

операцииДебетКредит
Неденежный подарок
Неденежный подарок передан (без НДС)9110 (41, 43)
На стоимость неденежного подарка начислен НДС 9168
Из зарплаты работника удержан НДФЛ со стоимости неденежного подарка7068
Денежный подарок
Работнику выданы деньги в качестве подарка7350 (51)
Денежный подарок списан в расходы9173
У работника удержан НДФЛ от суммы подарка7368

Ольга Ульянова,

эксперт по вопросам бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансовый директор и совладелец консалтинговой компании «ЭКВИТИ ОМ» («сервис-паровоз»).

Имеет два высших образования — экономическое и юридическое.

Стаж работы в холдинговых структурах, крупных международных компаниях на руководящих позициях (главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель генерального директора по бухгалтерскому учету и аудиту, аудитор).

Источник: https://kontur.ru/articles/2631

Бухгалтерский учет подарков сотрудникам, их детям, клиентам и партнерам по бизнесу

Документальное оформление подарков

Традиция получать и делать подарки на новогодние праздники и Рождество стала уже неотъемлемой частью нашей жизни. Компаниям, вручающим подобные приятные сюрпризы своим работникам и членам их семей, бизнес-партнерам или иным организациям, правильное проведение этих расходов доставляет немало хлопот.

Если ваша фирма не желает обходить стороной документальное оформление данных затрат и ведет бухгалтерский учет подарков по всем правилам, то советуем вам ознакомиться с нашей статьей.

Мы приготовили несколько полезных советов тем, кто желает знать, какому налогообложению подлежат новогодние презенты и как провести понесенные расходы в документах бухгалтерского учета.

Нужно ли отражать новогодние подарки в бухгалтерском и налоговом учете

Чтобы ничего, а самое главное, никого не забыть в этот хлопотный и полный забот предновогодний период, первым делом важно составить список всех значимых для вашей компании и бизнеса лиц.

Далее получившийся перечень следует разбить на отдельные категории, которые подразумевают разные по стоимости презенты: для сотрудников, для основных бизнес-партнеров, для маленьких компаний-контрагентов и т.д.

https://www.youtube.com/watch?v=x-DedBvkpsM

Согласно созданному списку, составим смету затрат. Этот документ можно и нужно корректировать, оптимизируя все расходы. Например, заказывать изготовление логотипа вашей компании для размещения его на подарке понадобится только для контрагентов или представителей государственных организаций, а вот собственному персоналу вручать сувениры с логотипом совсем необязательно.

Когда составление сметы расходов закончено, необходимо подготовить и утвердить документ (обычно это внутренний приказ компании), в котором указаны:

  • Ответственные сотрудники.
  • Учет сроков дарения.
  • Выделяемый бюджет на приобретение подарков.

Прежде чем заказывать новогодние сувениры и проводить их по бухгалтерскому учету, не забудьте оформить ваши отношения с фирмой-продавцом соответствующим договором. В этом документе отследите условия в пунктах, содержащих информацию о возможности возврата товара, порядке расчетов, перечне сопутствующих бухгалтерских документов, к которым относятся:

  • Чеки.
  • Товарные накладные.
  • Акты приема-передачи.

Подтверждение вручения презента может осуществляться в устной или письменной формах. Согласитесь, вряд ли ваша компания будет преподносить фирменный сувенир работнику налоговой под роспись.

Помните, что если стоимость презента равна или более 3000 рублей, то его передача должна быть письменно зафиксирована договором дарения (пункт 2 статьи 574 ГК РФ).

Поэтому, чтобы избежать нежелательной бухгалтерской бюрократии, приобретайте недорогие сувениры.

В крупных компаниях с большим штатом сотрудников учет выдачи новогодних наборов работникам и/или их детям осуществляется под роспись в ведомости, что значительно облегчает учет подарков в бухгалтерском учете.

Такое приятное мероприятие, как вручение сувенира, отражено в законодательстве и подчиняется определенным правилам. В частности, статья 575 ГК РФ содержит следующие нюансы: в случае превышения стоимостью презента 3000 рублей его дарение запрещено:

  1. От имени малолетних и граждан, признанных недееспособными, их законными представителями;
  2. Работникам образовательных организаций, медицинских организаций, организаций, оказывающих социальные услуги, и аналогичных организаций, в том числе организаций для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, гражданами, находящимися в них на лечении, содержании или воспитании, супругами и родственниками этих граждан;
  3. Лицам, замещающим государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, муниципальные должности, государственным служащим, муниципальным служащим, служащим Банка России в связи с их должностным положением или в связи с исполнением ими служебных обязанностей;
  4. В отношениях между коммерческими организациями.

Как вы поняли, преподносить презент представителю налоговой или служащему муниципалитета является нарушением закона. Однако часто предновогоднее настроение и сила традиций стирает данный запрет, и одни с удовольствием делают подарки, а другие с радостью их принимают.

Далее рассмотрим подробнее, как входящие в разные категории новогодние подарки могут отражаться в бухгалтерском и налоговом учете.

Подарки сотрудникам: бухгалтерский и налоговый учет

Правильное бухгалтерское оформление передачи подарка работнику организации и налогообложение этой операции подразумевают верное определение поздравления в правовом, гражданском и трудовом поле. Итак, при бухгалтерском и налоговом учете сувениров персоналу компании стоит учесть, что законодательством РФ презенты сотрудникам делятся на:

1. Подарок, не связанный с трудовой деятельностью работника (на юбилей или иную праздничную дату).

Как разъяснено в пункте 1 статьи 572 ГК РФ, подарок – это вещь (а также деньги, подарок-сертификат и т.п.), которую даритель передает одаряемому безвозмездно. Презент от работодателя сотруднику вручается на основании договора дарения.

Обратите внимание: если даритель – организация, а стоимость сувенира равна или превышает 3000 рублей, то данный договор должен быть оформлен письменно.

Во избежание каких-либо претензий со стороны надзорных органов к бухгалтерскому ведению дел вашей компании стоит обезопасить свою фирму, составляя данный документ вне зависимости от суммы, потраченной на приобретение презента.

Статья 154 ГК РФ предусмотрела вариант массового вручения подарков в крупных организациях. Так, необязательно составлять с каждым работником отдельный договор дарения для обоснования бухгалтерского учета. Можно обойтись многосторонним документом, который подписывает каждый сотрудник.

2. Подарок как поощрение за труд.

Трудовое законодательство, а именно, статья 191 ТК РФ, разрешает и регламентирует награждение работников сувенирами в качестве поощрения за трудовую деятельность.

В этом случае учет подарков сотрудникам в бухгалтерском и налоговом учете происходит в части заработной платы, точнее, производственной премии.

Вручить такой презент можно на основе трудового договора/соглашения, а не договора дарения.

НДФЛ

Подарок в любой форме – натуральной или денежной – приравнивается к доходу сотрудника и облагается налогом на доходы физических лиц, что должно быть отражено в бухгалтерском и налоговом учете компании. Начислить НДФЛ и удержать его должен налоговый агент, т.е. работодатель.

Помните, что по законодательству (пункт 28 статьи 217 НК РФ) налогом облагается не вся сумма подарка, а только разница свыше 4000 рублей.

Опираясь на данное правило, в бухгалтерском и в налоговом учете отражается общая стоимость всех презентов, врученных работнику на протяжении отчетного периода.

К примеру, в течение 2015 года одну сотрудницу предприятие поздравляло несколько раз. Сначала на 8 марта – набором постельного белья стоимостью 2600 рублей.

Так как цена подарка не превысила 4000 рублей, то налог на доходы физических лиц не начислялся. Второй раз сотруднице вручили сувенир на день рождения стоимостью 3200 рублей.

Общая стоимость подарков (2600 + 3200 = 5800) превысила 4000 рублей, поэтому необходимо удержать НДФЛ с суммы превышения (5800 – 4000 = 1800).

Каждый последующий презент, который женщина получит от работодателя, также будет превышать общую стоимость подарков в 4000 рублей и подлежит налогообложению НДФЛ по ставке 13% для резидентов и 30% для нерезидентов.

Еще один момент, который нужно учесть при налоговом и бухгалтерском учете сувениров, разъясняет Письмо ФНС от 22.08.2014 г. № СА-4-7/16692. В частности, удержание и перечисление НДФЛ при бухгалтерском оформлении зависит от того, в какой форме выдан подарок:

  • При дарении сотруднику денежной суммы наличными средствами из кассы компании или путем перечисления на его расчетный счет, удержание и перечисление НДФЛ должно совпадать с датой вручения подарка.
  • При дарении сувенира в натуральной форме удержание и перечисление НДФЛ осуществляется в ближайшую дату выплаты работнику денежных средств (зарплата, аванс). В случае если после получения презента сотруднику не планируется выдача денежных средств до конца календарного года, работодатель в течение месяца от даты окончания налогового периода (года) обязан письменно оповестить сотрудника и налоговый орган о невозможности удержания налога. Бухгалтерия компании для целей налогового учета готовит справку по форме 2-НДФЛ на одаряемого, в которой в графе «Признак» указывается значение «2», и отправляет в налоговую службу не позднее 31 января следующего года.

Получение презентов сотрудниками в бухгалтерской справке 2-НДФЛ выглядит следующим образом:

  • Доход с кодом 2720 равен сумме каждого подарка (в т.ч. не превышающей 4000 рублей).
  • Вычет с кодом 501 равен сумме сувенира, не подлежащей обложению НДФЛ (т.е. до 4000 рублей).

Учет подарков при расчете налога на прибыль (УСН)

Бухгалтерский учет подарков и их отражение в налоговых отчетах зависит от цели/повода дарения.

1. Подарки сотрудникам, не связанные с трудовой деятельностью и производственными результатами (к примеру, поздравления к юбилейным датам, общепринятым знаменательным событиям).

Согласно пункту 16 статьи 270 НК РФ, данный вид сувениров не отражается в налоговых расходах при расчете налогооблагаемой прибыли.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели, применяющие систему «доходы минус расходы», при бухгалтерском учете также не включают этот тип подарков в расходы (так как они не фигурируют в закрытом перечне расходов, регламентированном пунктом 1 статьи 346.16 НК РФ).

2. Ценные подарки сотрудникам, выданные в качестве поощрения за труд. Их налоговый и бухгалтерский учет регламентирован статьей 191 ТК РФ.

Источник: https://biznes-resurs.ru/info/buhgalterskii-uchet-podarkov/

Как учесть новогодние подарки, которые компания дарит своим сотрудникам, контрагентам и клиентам?

Документальное оформление подарков

       Скоро наступает сказочное время новогодних подарков. Нужно многое успеть: поздравить коллег, приобрести презенты для контрагентов, не обидеть важных клиентов, оказать знаки внимания всем, кто дорог вашей компании или вашему бизнесу. При этом важно знать, что в законодательстве установлены ограничения в отношении подарков, также важно правильно учесть данные расходы.

Как оформить подарки?

     Для того, чтобы приобрести подарки, необходимо прежде всего понять, кому дарить подарки. Поэтому первым делом необходимо составить перечень лиц, которым будут вручаться подарки. При этом компании часто разделяют подарки сотрудникам компании, контрагентам, представителям государственных органов.

Различным категориям лиц компании предпочитают дарить разные подарки.

Например, не будет же компания дарить одинаковые подарки для важных контрагентов, с которыми заключены многомиллионные контракты, и сотрудникам курьерской службы, которая работая на подряде, осуществляет на нерегулярной основе перевозки посылок и корреспонденции.

      После этого необходимо составить смету расходов. Часто первоначальная смета расходов несколько раз корректируется, из нее могут убираться лишние затраты, может корректироваться количество лиц, которым нужно подарить подарки.

Смету расходов важно сделать еще и потому, что разным категориям лиц принято дарить разные подарки. Например, контрагентам принято дарить подарки с логотипами компании, чтобы подарок не потерялся среди других.

А вот сотруднику не обязательно дарить подарок с логотипом.

        После подсчета предварительных затрат составляется приказ, в котором определяются:

– ответственные лица;

– сроки дарения;

– средства, выделяемые на приобретение подарков.

      Для приобретения подарков необходимо составить договор с компанией-продавцом. В таком договоре целесообразно предусмотреть возможность возврата подарков, порядок платежей, перечень подтверждающих документов. К таким подтверждающим первичным документам могут относиться:

– товарные накладные;

– чеки;

– акты приемки-передачи.

      При этом передача подарка как сотруднику, так и контрагенту может осуществляться как в письменной, так и в устной форме. Однако наверно никто не сталкивался с тем, чтобы подарки, например, для налоговой вручались под роспись.

Письменная форма соглашения обязательна, только если стоимость подарка превышает 3000 руб. (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Поэтому рекомендуется приобретать  подарки на меньшую сумму во избежание необходимости оформления дарения договором.

 

     Но когда в компании работает большое количество сотрудников, а также в случаях, если подарки предоставляются не только самим сотрудникам, но и их детям, рекомендуется организовать вручение подарков по ведомости. Таким образом возможно понять, кому были вручены подарки, а кому еще нет.

Как не попасть впросак?

       Следует помнить, что не всегда и не всем можно делать подарки. Особенно, если речь идет о дорогих подарках.

В статье 575 ГК РФ говорится о запрете дарения. Так, запрещены подарки:

1) от имени малолетних и граждан, признанных недееспособными, их законными представителями;

2) работникам образовательных организаций, медицинских организаций, организаций, оказывающих социальные услуги, и аналогичных организаций, в том числе организаций для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, гражданами, находящимися в них на лечении, содержании или воспитании, супругами и родственниками этих граждан;

3) лицам, замещающим государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, муниципальные должности, государственным служащим,

4) в отношениях между коммерческими организациями.

      Таким образом, если Ваша организация захочет поздравить работника налоговой службы или же муниципального органа, то такой подарок могут не принять. Однако этот запрет не останавливает ни бухгалтеров, ни инспекторов: первые дарят подарки, вторые их с удовольствием принимают. 

        Для того, чтобы соблюсти норму законодательство целесообразно ограничиться не дорогими презентами в сумме до 3000 рублей (статья 575 ГК РФ).

Налоговый учет подарков

          Вне зависимости от того, для кого приобретены подарки, учесть их в расходах не получится.

         В соответствии с п. 16 ст. 270 НК РФ расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходы, связанные с такой передачей, не учитываются при определении облагаемой базы по налогу на прибыль.

Источник: https://cornaudit.ru/publikacii/23-zhurnal-dlya-sovremennogo-bukhgaltera/1714-kak-uchest-novogodnie-podarki-kotorye-kompaniya-darit-svoim-sotrudnikam-kontragentam-i-klientam-225/

Как правильно оформлять подарки сотрудникам в бухучете

Документальное оформление подарков

Гражданский и Трудовой кодексы РФ устанавливают определения:

  1. Презент, который не связан с трудовой деятельностью работника. Например, выдача сувениров к юбилею сотрудника или к празднику.
  2. Награждение сотрудника за трудовые заслуги. Например, за выполнение плана или за успешное оформление сделки работодатель решил премировать подчиненных сотрудников подарочными сертификатами, путевками, техникой или другими презентами.

По ч. 1 статьи 572 ГК РФ, подарком следует считать любую вещь (в том числе деньги, электронные и бумажные подарочные сертификаты и даже открытки), которую даритель передает получателю на безвозмездной основе. В нашем случае дарителем выступает работодатель, а получателем — один из подчиненных сотрудников. В таком случае составляется специальный документ — договор дарения.

Договор дарения обязателен только в том случае, когда вручаемый сувенир имеет стоимость более 3000 рублей, а дарителем выступает юридическое лицо — организация-работодатель. Если цена презента ниже обозначенной суммы, составлять договор дарения не обязательно.

В отношении сотрудников бюджетных учреждений, а в особенности госслужащих, рекомендуется оформление договора дарения независимо от стоимости презента. Это позволит оградить работодателя и сотрудника от «коррупционных» проблем и от претензий со стороны контролеров из ФНС.

Что делать, если получателей много? Например, к новому году директор производственного предприятия решил вручить дорогостоящие сувениры 1500 сотрудникам. Не заключать же договор дарения с каждым из работников предприятия.

Выход из ситуации есть. Составьте многосторонний договор дарения, в котором дарителем выступает все тот же наниматель. А одаряемыми — все сотрудники компании, которых решено было наградить презентами.

Такие нормативы закреплены в статье 154 ГК РФ.

Статья 191 ТК РФ определяет, что наниматель вправе поощрить подчиненного за достижения в трудовой деятельности. Стоимость презента является частью оплаты труда одаряемого, что влечет за собой соблюдение определенных норм налогового законодательства. Учитывайте, что передача такого сувенира оформляется не договором дарения, а регламентируется в трудовом договоре (соглашении, контракте).

По сути такой презент представляет собой премию, но только выданную не денежными средствами, а переданную в натуральной, то есть неденежной форме. Об особенностях премирования сотрудников по итогам года читайте в статье «Как рассчитать и начислить 13 зарплату».

Как оформлять подарки сотрудникам

Поощрение работников — это инициатива работодателя. Если руководитель решил вознаградить служащих в подарочной форме, требуется корректное оформление подарков сотрудникам. Работодателю потребуется:

  1. Распоряжение о приобретении и выдаче подарочной продукции.
  2. Ведомость выдачи сувениров сотрудникам.
  3. Договор дарения, при необходимости.

Начнем с приказа о вручении презентов. Чтобы приобрести сувенирную продукцию и вручить презенты в торжественной обстановке, требуется официальное распоряжение руководителя. Оформите его приказом по организации.

Допустимо использовать унифицированные формы Т-11 или Т-11а. Разрешается использовать и произвольную форму. Приказ оформляйте по общим правилам. Список сотрудников перечислите в обязательном порядке.

Допустимо выделить его в отдельное приложение к приказу.

Закон позволяет разделить распоряжения: в первом приказе закрепить конкретное указание ответственному работнику приобрести сувениры, сертификаты, подарки, открытки, а во втором — определить перечень сотрудников, которые будут удостоены награждений.

Затем сформируйте ведомость выдачи подарков сотрудникам. Документ составьте в произвольной форме. Удобнее всего для этого использовать таблицу, в которой будут указаны Ф.И.О.

, должность сотрудника, наименование подарка и его стоимость. Рекомендуем выделить отдельные графы для подписей одаряемых сотрудников и проставления даты вручения. Отметим, что подпись в ведомости является фактом получения презента.

Дату получения сотрудник указывает собственноручно.

Далее придется составить договор дарения. Напомним, что заключение этого документа является обязательным при следующих условиях:

  1. Даритель — это юридическое лицо. То есть работодатель поощряет своих работников, их детей. Либо компания решила поощрить своих клиентов, контрагентов или деловых партнеров.
  2. Цена сувенира более 3000 рублей.

Если оба условия соблюдены, то договор дарения — это обязательный документ, только при его наличии и правильном оформлении возможна правомерная передача сувенира одаряемому.

Упрощенная форма договора дарения

Типовая форма является общей, то есть подойдет для разных вариантов дарения. Следовательно, применять обобщенный бланк не обязательно. Работодатель вправе ограничиться составлением договора дарения в простой письменной форме.

Чтобы упростить оформление, учтите в документе следующие обязательные реквизиты:

  1. Наименование документа.
  2. Дата и место составления.
  3. Наименование сторон: даритель и одаряемый сотрудник.
  4. Предмет соглашения, его характеристика и стоимость.
  5. Подписи сторон.

Подоходный налог с подарков

После документального оформления дарения осуществляется бухучет и налогообложение новогодних подарков для детей сотрудников и самих работников.

Налог на доходы физических лиц исчисляется со всех видов дохода гражданина. Исключений нет. Права на льготы и освобождения есть, а вот исключений нет.

Даже презент сотруднику или его ребенку в натуральной форме (вещь, техника, посуда и даже ваза) подлежит обложению подоходным налогом.

Налоговая база для расчета НДФЛ сотрудника включает как материальные, так и нематериальные доходы (п. 1 ст. 210 НК РФ). Это значит, что обложению подвергаются все доходные поступления гражданина, в том числе и доходы, полученные в виде денежных средств, материальных и нематериальных активов. Следовательно, презент — это тот же доход работника, и, соответственно, с него удерживается налог.

Если дарителем выступает работодатель, то он и начисляет НДФЛ. Напомним, что работодатель выступает в роли налогового агента в отношении своих подчиненных. Организация ведет бухучет и налогообложение новогодних подарков по общему правилу: со всех доходов, которые были получены сотрудником от конкретного нанимателя, налоговый агент удерживает и перечисляет в бюджет НДФЛ.

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/kak-pravilno-oformit-novogodnie-podarki-sotrudnikam-v-bukhuchete

Учет подарков: подарки как поощрение, проводки, налоги, страховые взносы

Документальное оформление подарков

Расходы на подарки клиентов в общем случае учитываются в составе прочих затрат, не влияющих на налогооблагаемую базу на прибыль. Если вручаемые сувениры предназначены для неограниченного круга лиц, их стоимость можно учесть в расходах на рекламу. Алкоголь и сладкие подарочные наборы отображаются как представительские затраты.

Для укрепления деловых отношений компании нередко передают подарки к праздникам для своих контрагентов. Наиболее безопасный способ – учесть данные подарки в прочих расходах на 91 счете и не учитывать затраты при расчете налога на прибыль. Однако есть способы учета данных затрат с оптимизацией налогообложения, при этом не вызывая нареканий у представителей налоговой.

Документооборот и ограничения

Для обоснования понесенных затрат необходимо:

  • составить приказ руководителя о решении поздравить клиентов подарками;
  • оформить ведомость выдачи;
  • для безвозмездной передачи активов стоимостью свыше 3000 рублей необходимо составить письменный договор дарения.

Запрет на вручение подарков от коммерческой организации:

  • государственным и муниципальным работникам;
  • другим коммерческим организациям (свыше 3 тыс. руб.);
  • работникам медицинских и образовательных учреждений, фирм, оказывающих социальные услуги.

Следует иметь в виду! Стоимость подарков между юридическими лицами ограничена 3 тыс. рублей.

Как правильно оформлять подарки сотрудникам в бухучете

Гражданский и Трудовой кодексы РФ устанавливают определения:

  1. Презент, который не связан с трудовой деятельностью работника. Например, выдача сувениров к юбилею сотрудника или к празднику.
  2. Награждение сотрудника за трудовые заслуги. Например, за выполнение плана или за успешное оформление сделки работодатель решил премировать подчиненных сотрудников подарочными сертификатами, путевками, техникой или другими презентами.

По ч. 1 статьи 572 ГК РФ, подарком следует считать любую вещь (в том числе деньги, электронные и бумажные подарочные сертификаты и даже открытки), которую даритель передает получателю на безвозмездной основе. В нашем случае дарителем выступает работодатель, а получателем — один из подчиненных сотрудников. В таком случае составляется специальный документ — договор дарения.

Договор дарения обязателен только в том случае, когда вручаемый сувенир имеет стоимость более 3000 рублей, а дарителем выступает юридическое лицо — организация-работодатель. Если цена презента ниже обозначенной суммы, составлять договор дарения не обязательно.

В отношении сотрудников бюджетных учреждений, а в особенности госслужащих, рекомендуется оформление договора дарения независимо от стоимости презента. Это позволит оградить работодателя и сотрудника от «коррупционных» проблем и от претензий со стороны контролеров из ФНС.

Подарки как представительские расходы

Учет расходов на подарки клиентам можно представить как представительские расходы, если это – сладкие наборы или алкогольные напитки. Их расценивают как угощение партнеров на деловом вечере. Необходимо подготовить определенный набор документов и выполнить требования:

  • приказ о проведении торжественной встречи с партнерами фирмы, в процессе которой будут решаться рабочие моменты и вопросы о возможном будущем сотрудничестве;
  • приглашение партнеров на торжество;
  • смета затрат, в которой прописано, что денежные средства расходуются на проведение официального делового приема. Все траты должны быть документально подтверждены. Сладости, другие продукты или алкоголь надо включить в меню. Расходы на развлекательные мероприятия не учитываются;
  • отчет о проведенном вечере, результаты переговоров с партнерами по бизнесу.

Лимит таких расходов, которые можно учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль – 4% от фонда оплаты труда за текущий отчетный период.

Как грамотно отразить расходы на подарки в бухгалтерском учете

Подарки, приобретенные для сотрудников, вы учтете как материально-производственные запасы. То есть запишете фактически истраченную сумму (без НДС) в дебет счета 10 или 41 (43).

А затем, когда сувениры раздадут, спишете стоимость подарков на счет 91 субсчет «Прочие расходы». Такое указание дано в пункте 4 ПБУ 10/99. Приведем пример.

Пример: Как провести в бухучете приобретение и выдачу подарков сотрудникам

Сотрудницам ООО «Акватория» закупили подарки к 8 Марта в соответствии с приказом руководителя. Для этого 4 марта 2013 года кассир выдал 17 700 руб. одному из работников под отчет.

5 марта он отчитался об истраченной полностью сумме, а входной НДС составил 2700 руб. согласно счету-фактуре от той же даты. На следующий день бухгалтер составил ведомость выдачи подарков.

И так же, по письменному распоряжению директора, выдал ценности сотрудницам 7 марта.

В учете бухгалтер сделал следующие записи. В день выдачи подотчетных средств 4 марта 2013 года:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— 17 700 руб. — выданы деньги под отчет на покупку подарков сотрудницам.

Далее, 5 марта, когда бухгалтер провел авансовый отчет, были сделаны такие записи:

ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 71

— 15 000 руб. (17 700 – 2700) — подарки приняты к учету в составе товаров;

ДЕБЕТ 19 субсчет «НДС по приобретенным ценностям» КРЕДИТ 71

— 2700 руб. — отражен НДС по приобретенным подаркам;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19 субсчет «НДС по приобретенным ценностям»

— 2700 руб. — принят НДС к вычету на основании счета-фактуры.

И наконец, в день выдачи подарков сотрудницам, 7 марта, проводки были такими:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 41

— 15 000 руб. — затраты по подаркам списаны в состав прочих расходов;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 68

— 2700 руб. (15 000 руб. × 18%) — начислен НДС со стоимости безвозмездно переданных товаров.

Подарок – рекламная продукция

Часто организации подготавливают специальные небольшие подарки клиентам с нанесенной символикой компании (ручки, блокноты, календари, футболки и т.д.). Способ проведения подарков по бухгалтерии напрямую зависит от того, можно ли определить круг одаряемых клиентов.

Важным критерием рекламных расходов является адресация неопределенному кругу лиц. Если сувениры с фирменной символикой предназначаются для всех клиентов (например, размещены на стойке администрации при входе в офис), то их стоимость можно учитывать в составе рекламных расходов. Лимит принимаемых к учету затрат – не более 1% выручки от реализации.

Если подарки вручаются на деловом вечере, то имена тех, кому они предназначены, известны – затраты в рекламных расходах учесть невозможно. Налоговые органы разрешают признать их в качестве представительских расходов, но мнение Минфина в данном вопросе не совпадает. Безопаснее учесть понесенные издержки в составе прочих расходов и не принимать к вычету, чтобы не вызывать лишних вопросов.

В бухгалтерском учете компании расходы на рекламу отображаются на счете 44 (счет используется как производственными, так и торговыми предприятиями). Вручение сувениров учитывается в корреспонденции с соответствующим счетом учета подарков (10, 41, 43).

Бухгалтерский учет подарков: НДФЛ, презенты сотрудникам, партнерам и клиентам

Бухгалтерский учет подарков: НДФЛ, презенты сотрудникам, партнерам и клиентам

Вопросы, рассмотренные в материале:

Источник: https://OrenRabota56.ru/drugoe/oformlenie-podarkov-sotrudnikam.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.